La riunione produttiva: concludente e coinvolgente
Comunicare nel modo più funzionale nelle riunioni di lavoro richiede una serie di accorgimenti orientati a coinvolgere tutti e a non far prevalere le personalità più forti e narcisistiche.
Le riunioni sono come gli innamorati, si prendono e si lasciano con una certa disinvoltura. Le riunioni sono al centro della scena di un gruppo di lavoro, ma ricevono al contempo tante spinte opposte alla marginalità, perché proverbialmente sede di frustrazioni, inutilità, complicazioni. Si vogliono e non si vogliono. Ci si ripromette di farle, ma manca anche la voglia di farle. Un perenne elastico si frappone tra questi due poli. Il motivo è semplice e a mio avviso ruota su due punti: il primo è che occorrono strumenti e competenze per condurne di efficaci; il secondo è che sono il palcoscenico controverso di ogni gruppo di lavoro. Del resto, i due aspetti – competenze e dinamica di gruppo – sono assai intrecciati. Con questo articolo provo a mettere in fila le diverse componenti, alternando teoria e pratica, strumenti e problematiche dei gruppi e quindi anche delle riunioni.
LE RIUNIONI
Non fare riunioni è sbagliato. Farle però male, inconcludenti e senza coinvolgimento, è altrettanto sbagliato. La peculiarità di una riunione è quella del confronto e dell’avanzamento tecnico dei compiti, in una ribalta unica, dove le cose dette e sentite sono lì per tutti, nello stesso momento. È infatti un errore frazionare un ufficio, tramite comunicazioni a due, o esclusivamente tramite messaggi a una via con la posta elettronica; negli ultimi anni le e-mail, quale canale comunicativo interno alle aziende, sono uscite ammaccate nella loro efficacia, in quanto sede di frequenti malintesi e complicazioni. Le e-mail vanno bene per mandare informazioni, documenti, ma non per surrogare riunioni e fare comunicazione. Io dico sempre che, quanto una riunione è vicina alle persone, reale e aperta (anche critica e difficile), tanto si potranno contenere pettegolezzi e triangolazioni in corridoio, nelle risacche informali dell’organizzazione. Passare comunque da riunioni dispersive e poco fattive a riunioni produttive e inclusive non è per niente facile.
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Questo articolo è di ed è presente nel numero 285 della rivista. Consulta la pagina dedicata alla rivista per trovare gli altri articoli presenti in questo numero. Clicca qui