Sopravvivere allo smartworking

Alcuni consigli per ridurre i disagi del lavoro da remoto e in particolare di troppe videoconferenze.

Accanto agli aspetti sanitari, il Coronavirus e le limitazioni imposte dal lockdown stanno avendo un impatto significativo sull’esperienza relazionale e organizzativa delle famiglie. Il primo grande cambiamento, di cui abbiamo parlato nei numeri precedenti, è il passaggio alla formazione a distanza, che vede coinvolti tutti gli studenti delle scuole superiori e una buona parte degli studenti delle scuole medie. L’altro grande cambiamento è l’uso massiccio dello smartworking (lavoro agile) al posto del tradizionale lavoro in ufficio, completando una trasformazione che era iniziata qualche anno fa.

Prima del Coronavirus, solo il 3% dei lavoratori italiani (meno di 600 000 su oltre 18 milioni di lavoratori con mansioni che permettono di lavorare da casa) utilizzava lo smartworking, e quasi per intero in grandi aziende. Una percentuale decisamente inferiore a quella di altri Paesi, come la Germania (9%) o il Regno Unito (20%). Eppure, almeno sulla carta, lo smartworking è un vantaggio per tutti, aziende e lavoratori.

Alle aziende, lo smartworking consente un significativo risparmio sul costo degli uffici. E poi aumenta la produttività, come dimostrato da un recente studio di Marta Angelici e Paola Profeta realizzato per un centro studi della Bocconi (il testo completo, in inglese, è disponibile su https://bit.ly/2IAup85). Ma anche per il lavoratore lo smartworking può essere un vantaggio. Lo stesso studio segnala che i lavoratori in smartworking dichiarano che l’orario di lavoro si adatta alla vita privata nel 6% dei casi in più e che dedicano il 15% di tempo in più alle faccende domestiche.

Tuttavia, non è tutto oro quello che luccica. Infatti, lo smartworking modifica in maniera radicale l’esperienza di lavoro, andando a toccarne alcuni aspetti critici, come il senso di appartenenza all’azienda, il rapporto con il capo, il lavoro in team, e producendo in molti di noi una nuova sensazione di stress: la cosiddetta “zoom fatigue”. Con questa espressione gli psicologi definiscono una sensazione di fatica e di disagio legata alle numerosi sessioni di videoconferenza che rappresentano il cuore dello smartworking (per un approfondimento si veda questo articolo in inglese pubblicato da TED: https://bit.ly/2UClyoZ).

Da dove nasce questa sensazione? Le motivazioni sono 5: le prime due più ovvie, mentre le altre tre derivano dalle riflessioni più recenti delle neuroscienze.

• La tecnologia spesso non funziona in maniera ottimale. Chi non ha mai avuto problemi di connessione, di microfoni o telecamere che non funzionano? E la situazione peggiora quando nella stessa casa ci sono più persone che fanno contemporaneamente smartworking o distance learning. Da una parte, non sempre ci sono computer o tablet per tutti, e questo richiede una stressante pianificazione per non trovarsi senza tecnologia prima di una riunione importante; dall’altra, la videoconferenza richiede una disponibilità di banda elevata, e avere nella stessa casa più persone connesse riduce la qualità dell’esperienza, con tutti i problemi del caso, compreso un aumento del livello di stress.

• A casa nostra noi non siamo solo lavoratori, ma anche genitori, figli, e così via. In pratica, l’essere al di fuori dell’ufficio non ci garantisce un’identità sociale definita che impedisca a familiari e amici di interrompere volontariamente o involontariamente le nostre attività. Inoltre, ci spinge a fare più cose in contemporanea – per esempio, partecipare alla riunione mentre con un occhio controlliamo i compiti di nostro figlio –, aumentando inevitabilmente la stanchezza e lo stress.

• La videoconferenza non attiva la memoria autobiografica, perché non attiva i neuroni GPS che consentono di associare a un luogo una specifica esperienza di vita, conferendogli un senso. Ciò può portare a una saturazione della memoria a breve termine, che non riesce a memorizzare più di 7 blocchi (chunk) di informazione. 

• La videoconferenza, limitando la possibilità di espressione e di riconoscimento della dimensione non-verbale della comunicazione, non consente i meccanismi di sintonizzazione capo-dipendente e di sincronizzazione tra i membri del team, basati sull’attivazione dei neuroni specchio e che hanno un ruolo centrale nel sostenere i processi creativi e di leadership.

• Durante la videoconferenza noi vediamo il nostro volto. Da un lato, il controllo implicito del volto attira la nostra attenzione spostandola dalla discussione; dall’altro, vedere le nostre emozioni ne amplifica l’intensità, rendendo più difficile controllarle efficacemente in situazioni sociali. 

Come possiamo difenderci dalla zoom fatigue? Una serie di suggerimenti efficaci sono riportati qui sotto.

1. Fare smartworking sempre nello stesso punto della casa. Può aiutare ad attivare la memoria autobiografica collocare sulla scrivania e intorno al PC una serie di oggetti che identifichino chiaramente il momento del lavoro (per esempio, l’agenda su cui prendere appunti, libri di riferimento ecc.).

2. Evitare la tentazione di fare multitasking e spiegare ai membri della propria famiglia che lavorare da casa non vuol dire essere in vacanza.

3. Pianificare con cura la propria agenda, lasciando degli spazi vuoti tra una riunione e l’altra in cui fare un break e staccare dal PC. Può avere senso anche stabilire una giornata a settimana in cui non fissare proprio videoconferenze e limitarsi a rispondere a telefonate ed e-mail.

4. Cercare di ridurre il numero e la durata delle videoconferenze. Nei contesti aziendali, le riunioni faccia a faccia spesso si moltiplicano perché semplicemente partecipando alla riunione si attivano i diversi neuroni che definiscono la nostra identità e sostengono le interazioni, facilitando la sincronizzazione tra i membri di un team. Questo, però, non avviene nelle videoconferenze, per cui ha senso fissare e partecipare a riunioni solo quando davvero necessarie, cercando di ridurne al minimo la durata.

5. Se la banda di casa non basta, comprarsi un modem portatile aggiuntivo (il costo si aggira sui 40-50 €) insieme a una scheda 4G dedicata.

6. Usare sempre lo stesso computer o lo stesso tablet e, se possibile, non condividerlo con altre persone.

7. Prendere appunti per fissare gli elementi chiave della riunione, in modo da liberare la memoria a breve termine.

8. Vedere il volto degli altri, e in particolare del proprio capo durante le riunioni (chiedere di attivare la telecamera degli altri e spegnere la propria dopo aver verificato di non inquadrare qualcosa di problematico).

9. Usare un approccio blended e non esclusivamente a distanza. Basta anche una volta ogni settimana od ogni due settimane se non bisogna realizzare compiti che richiedano uno sforzo creativo.

Giuseppe Riva è ordinario di Psicologia della comunicazione all’Università Cattolica di Milano. Tra i suoi ultimi libri, Selfie. Narcisismo e identità (Il Mulino, 2016).

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